Tutte le polizze e i documenti assicurativi sono totalmente dematerializzati
Giovanni Piccinelli: “Abbiamo innovato il nostro content management per digitalizzare progressivamente i processi assicurativi e condividere, in tempo reale, tutti i documenti con la rete vendita, la rete liquidativa e gli stakeholders distribuiti sul territorio nazionale”
L’idea in breve
Reale Group ha sviluppato un sistema di gestione documentale digitale, integrato con tutti i sistemi applicativi gestionali di business, che permette la sincronizzazione della disponibilità dei dati strutturati e dei dati non strutturati (documenti).
Il sistema consente l’interazione documentale in modo totalmente dematerializzato tra la rete vendita (agenzie del territorio), la rete liquidativa e gli uffici di Direzione mettendo a disposizione, in tempo reale, tutti i documenti del rapporto agenzia, socio/cliente, polizza, sinistro.
Le implementazioni hanno avuto inizio nel 2011 con la dematerializzazione del fascicolo sinistro, e sono proseguite negli anni successivi con il fascicolo di polizza e i documenti anagrafici.
Su questo impianto sono stati implementati, in modo solido e in tempi brevi, i processi di firma elettronica grafometrica, di emissione contratti e di pagamento in mobilità che sono stati messi a disposizione della rete vendita da marzo 2015.
La realizzazione del motore di workflow per la gestione dei documenti in firma grafometrica è stato realizzato da 2C Solution in collaborazione con Namirial S.p.A.
Tali strumenti semplificano le attività e generano efficienze in modo significativo per la conclusione di affari in mobilità (anche al domicilio del cliente).
Queste iniziative si uniscono ad altri processi di dematerializzazione documentale (registri Ivass e libri contabili) attivi dal 2012 e precedono fasi di sviluppo relative alla realizzazione di un sistema di CRM integrato.
Il sistema documentale digitale
La struttura e servizi implementati sul sistema documentale digitale permettono di gestire in modo ottimale i fascicoli digitali assicurativi, con l’obiettivo di migliorare e semplificare i processi, contenere i costi e ridurre i rischi correlati al document management. Reale Group, grazie a questo strumento, rende immediatamente disponibili tutte le pratiche in formato digitale agli utenti autorizzati con i relativi profili di accesso, sul territorio nazionale, riuscendo a mantenere un elevato livello di sicurezza complessivo.
Il sistema permette l’accesso ai documenti direttamente dagli applicativi gestionali ma anche tramite un portale. Le funzioni utilizzabili più importanti sono: ricerca diretta per anagrafica, polizza, sinistro; ricerca aggregata per tipo documento; navigazione verticale lungo la tassonomia cliente – polizza – sinistro e orizzontale sostituente-sostituita; la ricerca atti attesi/mancanti per contratto; la notifica automatica di ogni nuovo documento pubblicato; la possibilità di allegare facilmente documenti del cliente, polizza, sinistro (foto, video, accertamenti) nel cosiddetto fascicolo digitale e la modifica flessibile dei metadati dei documenti.
In ambito sinistri, il sistema è consultabile/valorizzabile anche da parte dei fiduciari della rete liquidativa (periti, medici, legali, carrozzerie, ecc.) abilitati.
Per la pubblicazione in piattaforma e l’archiviazione cartacea, su ogni documento endogeno (stampato dagli applicativi gestionali) viene generato un codice a barre nativo, peculiare e unico, contenente gli indici del documento. Per i documenti esogeni cartacei, che giungono dall’esterno, il sistema consente l’emissione di etichette contenenti i codici a barre da apporre per la loro identificazione.
Il sistema di scansione riconosce il contenuto dei codici a barre, nativi o da etichette, che utilizza per indicizzare i documenti, memorizzandoli nella piattaforma insieme ai riferimenti dell’archiviazione fisica.
I benefici
L’implementazione del sistema documentale digitale, in tutte le sue applicazioni, ha portato evidenti miglioramenti nel servizio al Socio/Cliente grazie alla riduzione dei tempi di gestione delle pratiche e all’ottimizzazione dei tempi di liquidazione dei sinistri.
Inoltre, ha apportato significative riduzioni del costo medio per ogni singola operazione, da aggiungere ai risvolti, non meno importanti, di tipo ambientale quali ad esempio la diminuzione dei consumi di carta, carburante, ecc.
La soluzione garantisce sicurezza e privacy riducendo, nel contempo, il rischio di incorrere a sanzioni per il mancato rispetto dei termini di legge sui tempi di liquidazione delle pratiche.
L’integrazione della piattaforma con gli applicativi gestionali, la disponibilità del fascicolo assicurativo completo e la facilità di accesso e utilizzo delle funzioni disponibili sul sistema documentale digitale, generano un elevato e concreto “vantaggio percepito” da parte degli utenti.
L’azienda
Reale Group è un Gruppo internazionale presente in Italia e in Spagna attraverso la Capogruppo – Società Reale Mutua di Assicurazioni – e le sue controllate; offre proposte nel campo assicurativo, bancario, immobiliare e dei servizi, tutelando più di 3 milioni e 800 mila Assicurati. Con oltre 3.100 dipendenti tra Italia e Spagna, Reale Group evidenzia una solidità tra le più elevate del mercato, testimoniata da un indice di solvibilità che si attesta al 250% (Solvency I) e al 265% (Solvency II).
La Togetherness esprime l’essenza del Gruppo, la mutualità, i suoi valori e i principi fondanti la sua missione; guida l’agire di tutte le Società, facendone risaltare l’essenza e la distintività sul mercato, in termini di affidabilità, serietà e qualità del servizio.
